TIETOSUOJASELOSTE

Henkilötietolain (523/1999) 10 ja 24 §:n sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Rekisterinpitäjä

Soul and Sweat Oy
Y-tunnus 3330635-6
Äijälänrannantie 30
40520 JYVÄSKYLÄ

info@soulandsweat.fi
0440 2727 1414

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Monserrat Villarroel

monselokis96@gmail.com

Rekisterin nimi

Soul & Sweat  asiakasrekisteri

Oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelylle EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste on henkilön oma suostumus tai oikeutettu etu siltä osin, kun kyse on henkilötietoina pidettävien sivuston välttämättömien evästeiden käsittelystä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tallennamme CRM-asiakkuudenhallintajärjestelmiimme tietoja asiakkaistamme. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, laskutus ja markkinointi sekä taiteen perusopetukseen liittyvät asiat. Taiteen perusopetuksessa oppilaille annetaan opintojen päätteeksi todistus, johon tarvitaan kerättyjä rekisteritietoja.

Kerätyillä rekisteritiedoilla todetaan henkilön täysi-ikäisyys tai alaikäisen oppilaan huoltajan tiedot. Tanssikoulu käyttää kerättyjä rekisteritietoja laskutukseen, joka tapahtuu sähköpostitse tai suora laskutuksena. Tiedotus tapahtuu tanssikoulussa pääosin sähköpostitse sekä äkillisissä tilanteissa myös puhelimitse.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Kerättyjä rekisteritietoja annetaan seuraaville kolmansille osapuolille:

1. Visma Duetto; jos laskuun ei tule suoritusta ensimmäisen maksumuistutuksen jälkeen, luovuttaa Soul & Sweat tarvittavat henkilötiedot eteenpäin perintää varten.

Rekisterin tietosisältö

• oppilaan nimi ja sukupuoli
• oppilaan syntymäaika ja henkilötunnus
• huoltajan nimi (jos oppilas alaikäinen)
• huoltajan henkilötunnus
• oppilaan ja alaikäisen oppilaan huoltajan postiosoite, postitoimipaikka
• oppilaan ja alaikäisen oppilaan huoltajan puhelinnumero
• oppilaan ja alaikäisen oppilaan huoltajan sähköpostiosoite
• oppilaan ryhmätiedot
• suoramarkkinointilupa
• asiakkuuteen liittyvät tiedot, kuten asiakkaan ilmoittautumishistoria ja tuntikäynnit

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja niin kauan, kun on tarpeen tietojen käyttötarkoituksen kannalta, jonka jälkeen tiedot tuhotaan. Rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella ja lainsäädännön vaatimin perustein (esim. kirjanpitolaki), joitakin tietoja on tarpeen säilyttää kauemmin.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta rekisteröitymisen yhteydessä sekä asiakassuhteen aikana sähköpostitse, puhelimitse ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojaus

Soul & Sweat asiakaspalvelujärjestelmän sisältämät tiedot ovat salasanoin ja asianmukaisten verkkosuojausten (tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin) suojattuja.

Rekisteriin on pääsy toimistohenkilökunnalla sekä rajatusti opettajilla. Rekisterinpitäjä on myöntänyt oikeudet.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin hänestä tallennetut tiedot ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Tarkastuspyyntö on toimitettava kirjallisesti rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa. Tietojen luovutuksen yhteydessä on todistettava henkilöllisyys.

Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan tarkastuspyynnön esittäneelle sähköpostitse, jollei rekisteröity pyydä lähettämään tietoja muulla tavoin.

Rekisterinpitäjä huolehtii omien mahdollisuuksiensa mukaan käsittelemiensä henkilötietojen laadusta. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää virheellisen tai tarpeettoman henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Oikeus tulla unohdetuksi; asiakasrekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä. Poistopyyntö on lähetettävä kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Asiakasrekisterissä olevalla henkilöllä on myös muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet henkilötietojensa käsittelyyn, kuten mm. oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle ja oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelylle.

Muutokset tietosuojakäytäntöön

Rekisterinpitäjä voi tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen ja siihen liittyviin tietoihin.